Как устроены профессиональные архивохранилища

Без рубрики

На каждом предприятии - от гигантских заводов до крошечных фирм — должен быть архив. И если раньше практически все компании держали архив в специально выделенном помещении в самом офисе, то теперь все больше руководителей решают передать архив на внеофисное хранение. Это позволяет снять с сотрудников часть обязанностей, выйти на более профессиональный уровень хранения и освободить место в офисе.

Помещение архивохранилища

Хорошие архивохранилища расположены в специально построенных или оборудованных помещениях, при создании которых учитываются все особенности архивного хранения конфиденциальных документов. Эти помещения оборудованы:

  • пожарной сигнализацией и современными системами пожаротушения, подходящими для бумажных носителей;
  • охранной сигнализацией, которая защищает документы от проникновения посторонних;
  • системой климат-контроля, которая обеспечивает необходимый уровень температуры, влажности, освещенности и чистоты воздуха, продлевающие срок жизни бумаг;
  • современное оборудование для хранения — папки и короба с крышкой (они защищают содержимое от света и пыли), металлические стеллажи и т.д.;
  • продуманная система защиты, например, кодификация всего содержимого так, чтобы без ключа к шифру ни один человек не мог определить, какой компании принадлежит тот или иной короб и какие документы в нем находятся.

Дополнительные услуги

Помимо непосредственного хранения, архивохранилища оказывают ряд дополнительных услуг своим клиентам:

  • архивная обработка документов — ее в обязательном порядке проходят все бумаги, попадающие на хранение;
  • услуги по уничтожению документов — профессиональная и конфиденциальная утилизация просроченных и ненужных бумаг;
  • доставка оригиналов или копий документа в офис компании заказчика курьером, по факсу или электронной почте;
  • возможность поработать с содержимым прямо в хранилище, для этого оборудованы специальные комнаты с рабочими местами.

Так как профессиональными хранилищами, как правило, владеют компании, которые оказывают широкий спектр услуг, связанных с архивной деятельностью, то они также могут:

  • провести обучающие семинары и лекции для ваших сотрудников;
  • провести архивную обработку дел даже для тех компаний, которые не планируют внеофисное хранение;
  • подготовить бумаги к передаче в государственные архивные фонды и провести саму процедуру передачи;
  • помочь в решении многих других задач, связанных с архивной деятельностью.
Оцените статью
MSK News
Добавить комментарий