На каждом предприятии - от гигантских заводов до крошечных фирм — должен быть архив. И если раньше практически все компании держали архив в специально выделенном помещении в самом офисе, то теперь все больше руководителей решают передать архив на внеофисное хранение. Это позволяет снять с сотрудников часть обязанностей, выйти на более профессиональный уровень хранения и освободить место в офисе.
Помещение архивохранилища
Хорошие архивохранилища расположены в специально построенных или оборудованных помещениях, при создании которых учитываются все особенности архивного хранения конфиденциальных документов. Эти помещения оборудованы:
- пожарной сигнализацией и современными системами пожаротушения, подходящими для бумажных носителей;
- охранной сигнализацией, которая защищает документы от проникновения посторонних;
- системой климат-контроля, которая обеспечивает необходимый уровень температуры, влажности, освещенности и чистоты воздуха, продлевающие срок жизни бумаг;
- современное оборудование для хранения — папки и короба с крышкой (они защищают содержимое от света и пыли), металлические стеллажи и т.д.;
- продуманная система защиты, например, кодификация всего содержимого так, чтобы без ключа к шифру ни один человек не мог определить, какой компании принадлежит тот или иной короб и какие документы в нем находятся.
Дополнительные услуги
Помимо непосредственного хранения, архивохранилища оказывают ряд дополнительных услуг своим клиентам:
- архивная обработка документов — ее в обязательном порядке проходят все бумаги, попадающие на хранение;
- услуги по уничтожению документов — профессиональная и конфиденциальная утилизация просроченных и ненужных бумаг;
- доставка оригиналов или копий документа в офис компании заказчика курьером, по факсу или электронной почте;
- возможность поработать с содержимым прямо в хранилище, для этого оборудованы специальные комнаты с рабочими местами.
Так как профессиональными хранилищами, как правило, владеют компании, которые оказывают широкий спектр услуг, связанных с архивной деятельностью, то они также могут:
- провести обучающие семинары и лекции для ваших сотрудников;
- провести архивную обработку дел даже для тех компаний, которые не планируют внеофисное хранение;
- подготовить бумаги к передаче в государственные архивные фонды и провести саму процедуру передачи;
- помочь в решении многих других задач, связанных с архивной деятельностью.