Кадровые документы — это юридическое подтверждение трудовых отношений. Без них компания не сможет доказать в суде или при проверке факт приёма, увольнения или условий работы сотрудника. В статье рассказали, зачем их хранить, как долго и как организовать систему хранения.
Зачем хранить кадровые документы (юридическая и бизнес-ценность)
Бумаги отдела кадров хранят прежде всего для юридической защиты компании. Их отсутствие повышает риск проиграть трудовой спор, не подтвердить законность кадровых решений и получить штрафы при проверке. С другой стороны, данные по личному составу нужны для расчёта пенсий: их отсутствие лишает сотрудников подтверждения стажа, а работодателя — защиты от претензий Социального фонда (СФР).
Бизнес-ценность системного хранения — в управлении рисками и эффективности. Полный архив позволяет проводить внутренние проверки, анализировать кадровые процессы и корректно сопровождать специальную оценку условий труда.
Нормативные акты, регулирующие хранение кадровых документов
Основные правила устанавливает Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле". Конкретные сроки хранения по бумагам отдела кадров содержит Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень).
С 17 сентября 2023 года действуют Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Они детализируют порядок хранения, учёта, комплектования и использования носителей информации, включая электронные. Также нужно учитывать ТК РФ и отраслевые нормы.
Сроки хранения основных видов кадровых документов
Сроки хранения зависят от вида бумаг и даты завершения делопроизводства. Для большинства документов по личному составу общий срок составляет 75 лет, если делопроизводство завершено до 1 января 2003 года, и 50 лет, если позже. Например, трудовые договоры, личные дела и приказы о приёме, переводе и увольнении хранят долго, а график отпусков и приказы о дисциплинарных взысканиях имеют более короткие сроки. Уточнить, сколько хранить должностные инструкции или другую документацию, можно в Перечне.
Как хранить кадровые документы: бумажные или электронные
Бумажная документация требует специальных помещений, стеллажей, защиты от влаги, света и пожара. После завершения делопроизводства они хранятся в кадровой службе, а затем передаются в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве. Основной минус — физический объём и сложность оперативного поиска.
Электронные договоры, приказы и т. д., подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), с 2013 года полностью приравнены к бумажным. Они не занимают физического пространства, их легче систематизировать и искать.
Особенности хранения кадровых электронных документов (включая КЭДО)
КЭДО — кадровый электронный документооборот — это система, которая позволяет создавать, подписывать и хранить документы в цифровом виде. Ключевое условие юридической силы — использование КЭП работодателя и, в ряде случаев, работника. Все электронные кадровые документы имеют те же сроки хранения, что и бумажные.
Организация должна обеспечить их учёт, описание и хранение в форматах, гарантирующих сохранность и аутентичность. Это означает необходимость внедрения специализированных систем или сервисов, которые соответствуют требованиям архивного законодательства.
Правила передачи кадровых документов в архивы (новые требования)
Документы, законченные делопроизводством, сначала хранятся в структурном подразделении (например, в отделе кадров) в течение одного года. За это время их необходимо подготовить к архивному хранению: сформировать дела, составить описи. Затем дела передаются в архив самой организации.
Приказ Росархива № 77 детализировал эту процедуру. Документы со сроком хранения менее 10 лет по истечении срока уничтожаются по акту. Документы с длительными сроками (50/75 лет) и постоянного хранения хранятся в архиве организации. Часть из них, имеющая историческую ценность, после экспертизы ценности может быть передана на постоянное хранение в государственный архив.
Когда начинается отсчёт сроков хранения кадровых документов
Это критически важный момент, который часто упускают. Отсчёт срока хранения начинается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства по этому документу.
Именно от даты завершения делопроизводства (до или после 1 января 2003 года) зависит, будет ли применяться срок в 75 или 50 лет для документов по личному составу.
Типовые ошибки компаний при хранении документов
Главная ошибка — отсутствие единой системы и ответственного за архив. На практике это приводит к нескольким проблемам:
- Смешение документов с разными сроками хранения, из-за чего что-то уничтожается раньше времени, а что-то хранится вечно.
- Неправильное определение даты начала отсчёта срока хранения.
- Отсутствие регулярной экспертизы ценности документации и актов на уничтожение просроченных бумаг.
- Хранение электронного архива в несистематизированном виде, без обеспечения их юридической значимости и защиты от изменений.
- Передача дел в архив без правильно оформленных описей, что делает поиск невозможным.
Ответственность за нарушение сроков хранения (штрафы и риски)
За нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность. Более серьёзная угроза — судебные риски. При споре с работником отсутствие документа (например, приказа об увольнении или допсоглашения к договору) почти гарантированно ведёт к проигрышу в суде и выплате компенсаций.
Как организовать систему хранения документов без рисков (включая автоматизацию)
Система строится на трёх основах: регламент, ответственные лица и технологическая поддержка.
- Разработайте локальный регламент на основе приказа Росархива № 77 и Перечня № 236.
- Назначьте ответственных: это могут быть кадровики или специально назначенные сотрудники.
- Рассмотрите автоматизацию. Внедрение системы КЭДО — самый эффективный способ минимизировать риски. Для бумажного архива используйте специализированные программы учета, которые напомнят об истечении сроков хранения.
Итоговая цель — создать работоспособный механизм, который защищает компанию от юридических рисков и упрощает доступ к информации. Начните с аудита текущего состояния архива и сверки с актуальными требованиями приказа № 77.
